Um orçamento sem resposta não é um não. É um paciente que ninguém voltou a contactar.

A diferença

Não é um assistente que responde a quem escreve

Muitas clínicas já têm um assistente no WhatsApp ou no site. Esses respondem a quem dá o primeiro passo. A Beatriz faz o contrário. Retoma a conversa com quem já esteve na sua clínica e deixou de responder. São as pessoas a quem ninguém voltou a ligar, porque a receção não tem horas para isso.

Também não é publicidade. Não fala com estranhos e não lhe pede um euro de anúncios.

E não é um programa para a sua equipa aprender. A receção continua a trabalhar como trabalha, e recebe um email quando há alguém para atender.

As vagas

Cinco clínicas, três de cada vez.

Os quinze dias sem custo são para as primeiras cinco clínicas. Entram três de cada vez, porque a ligação de cada clínica é feita por mim, numa sessão com a sua equipa.

Não há data marcada para começar. Arrancamos assim que a lista e as mensagens estiverem prontas, o que leva cerca de uma semana depois da nossa conversa.

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Antes de avançar

Permita-me explicar já...

Isto não vai incomodar os meus pacientes?

A Beatriz só fala com quem já foi seu paciente, faz uma pergunta de cada vez e nunca insiste. Quem não quiser responder carrega num botão, ou escreve PARAR, e não recebe mais nada. É o contrário de uma campanha atirada a desconhecidos.

Isto não é o que a minha rececionista já faz?

É o mesmo trabalho, sem lhe ocupar o dia. Ligar a trezentos pacientes antigos, um a um, entre atendimentos, dá semanas que a receção não tem para dar. A Beatriz faz esses primeiros contactos por WhatsApp, espalhados por vários dias e em grupos pequenos. Isso é de propósito, por duas razões: é assim que o número da clínica se mantém fora de risco, e é assim que a sua agenda não leva com trezentas respostas na mesma semana. À sua caixa de e-mails só chegam os que responderam que sim, já com o tratamento identificado e, sempre que possível, a marcação fechada. Quando a Beatriz não consegue fechar a marcação, a receção já tem consigo toda a informação para o contacto humano, que é onde ela é insubstituível.

E se o paciente perguntar alguma coisa clínica?

A Beatriz não responde a nada clínico, e está construída para isso. Não diagnostica, não aconselha tratamentos, não fala de prognósticos e não discute medicação. Quando a conversa vai por aí, diz que quem responde a isso é a equipa clínica e encaminha para uma marcação ou para alguém da clínica. O guião é aprovado por si antes de sair, e o que ela pode e não pode dizer fica escrito nesse guião.

E o número da clínica, corre algum risco?

Corre, se for feito à margem das regras. Muitas soluções à venda usam ligações não oficiais ao WhatsApp, e é assim que os números acabam bloqueados, por vezes com o número principal da clínica lá dentro. O que esta aplicação usa é a API oficial da Meta, e as mensagens que falam de tratamentos são modelos aprovados duas vezes antes de saírem: primeiro por si, com o sistema a assinalar as palavras que as regras da publicidade em saúde desaconselham, e depois pela Meta, o que pode levar até um dia. Nenhuma sai sem as duas aprovações, e é por isso que o seu número não fica em risco.

E se não quiser usar o número da clínica?

Não tem de usar. Monta-se um número próprio, só para estas conversas, e o número principal da clínica fica completamente de fora. É o que aconselho a quem usa o mesmo número para tudo, das marcações aos fornecedores. Tem uma diferença que lhe digo já: esse número tem um custo mensal para se manter ativo, e esse custo não está incluído no serviço. Digo-lhe o valor na videochamada, antes de decidir seja o que for. Para o paciente não muda nada, continua a ver o nome da sua clínica na conversa.

E a proteção de dados?

A Beatriz não faz publicidade a estranhos. Faz sim continuidade de cuidados: fala com quem já foi seu paciente, ou com quem já procurou na sua clínica um tratamento que continua a oferecer. Para contactos desta natureza, a lei das comunicações eletrónicas dispensa consentimento novo, desde que em cada mensagem a pessoa possa dizer que não quer ser mais contactada, algo que a Beatriz faz logo no primeiro contacto. Nunca se usam listas compradas. Os dados são da sua clínica e são usados única e exclusivamente para este fim. A responsável pelo tratamento continua a ser a clínica, eu entro como subcontratante, com contrato escrito.

Parece um robot a falar em nome da clínica.

Em vez de lhe descrever o tom da Beatriz, pode pô-la a falar consigo. A demonstração está logo abaixo. Julgue pela conversa que vai receber, e não pelo que eu digo aqui.

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